Почему письма попадают в спам и как это исправить

Клиент говорит, что не получил ваше коммерческое предложение, а потом находит его в папке «Спам». Знакомая ситуация? В этой статье разберём, по каким признакам почтовые сервисы отправляют письма в спам и что можно сделать, чтобы ваши письма доходили до папки «Входящие».

Как почтовые сервисы решают, что письмо — спам

У получателя нет одного «переключателя спама». Его почтовый сервер оценивает письмо по десяткам признаков и складывает итоговый балл. Условно их можно разделить на четыре группы:

• Аутентификация — подтверждено ли, что письмо действительно отправлено с разрешённого сервера вашего домена (SPF, DKIM, DMARC).
• Репутация — как вели себя IP-адрес сервера и ваш домен раньше: были ли жалобы, рассылки по несуществующим адресам, попадания в чёрные списки.
• Содержание — текст, ссылки, вложения, оформление.
• Поведение получателей — открывают ли ваши письма, отвечают ли на них, нажимают ли «Это спам».

Ни один пункт сам по себе не гарантирует попадание во «Входящие», но серьёзная проблема в любой группе может отправить письмо в спам. Поэтому проверять стоит всё по порядку, начиная с аутентификации.

Шаг 1. Проверьте SPF, DKIM и DMARC

Это самая частая причина проблем у компаний, которые только перешли на почту на своём домене. Если записи не настроены или настроены с ошибками, крупные почтовые сервисы относятся к письмам с подозрением, а некоторые отклоняют их полностью.

Механизм	Что делает	Типичная ошибка
SPF	Перечисляет серверы, которым разрешено отправлять почту от имени домена	Две отдельные SPF-записи вместо одной; забыт сервис рассылок или сайт, который тоже отправляет письма
DKIM	Подписывает письмо криптографической подписью	Публичный ключ не опубликован в DNS или опубликован с обрезанной строкой
DMARC	Говорит получателю, что делать с письмами, не прошедшими проверку	Записи нет совсем или сразу выставлена жёсткая политика без проверки всех источников

Проще всего проверить результат по заголовкам письма. Отправьте письмо на свой личный ящик в Gmail или другом крупном сервисе, откройте «Показать оригинал» (или «Просмотр исходного кода») и найдите строку Authentication-Results. В ней должно быть:

spf=pass smtp.mailfrom=example.uz
dkim=pass header.d=example.uz
dmarc=pass header.from=example.uz

Если где-то стоит fail, softfail или none — начинайте с этого. Подробно о каждой записи — в статьях про SPF, DKIM и DMARC. В MCMail SPF, DKIM и DMARC для вашего домена настраиваем мы, а точные значения записей присылаем при подключении.

Шаг 2. Проверьте репутацию IP и домена

Даже идеально настроенные записи не помогут, если IP-адрес сервера или ваш домен оказался в чёрном списке. Проверить это можно бесплатно, например на mxtoolbox.com: введите домен и IP-адрес из заголовка Received вашего письма. О том, как читать результаты и что делать при попадании в список, рассказываем в статье про чёрные списки.

Что портит репутацию:

• массовая отправка писем по старым или купленным базам — много адресов не существует, сервер получает отказы;
• жалобы получателей, которые не просили присылать им письма;
• взломанный ящик сотрудника, через который рассылали спам;
• резкий рост объёма отправки с нового домена.

В MCMail работает ограничение скорости отправки: оно не мешает обычной деловой переписке, но не даёт взломанному ящику за короткое время разослать тысячи писем и испортить репутацию сервера. Поэтому важна и безопасность самих ящиков: надёжные пароли и двухфакторная аутентификация.

Шаг 3. Посмотрите на содержание письма

Современные фильтры меньше реагируют на отдельные «стоп-слова», но некоторые приёмы по-прежнему вызывают подозрение:

• тема заглавными буквами, много восклицательных знаков, слова вроде «срочно», «бесплатно», «выигрыш»;
• письмо, состоящее из одной картинки почти без текста;
• сокращённые ссылки (сервисы коротких URL) и ссылки, где видимый текст не совпадает с реальным адресом;
• ссылки на домены с плохой репутацией;
• несоответствие имени отправителя и адреса — например, «Банк» в имени и случайный адрес.

Что помогает: понятная тема, нормальный текст, подпись с реальными контактами компании, ссылки на ваш собственный домен.

Шаг 4. Осторожнее с вложениями

Вложения — популярный способ доставки вирусов, поэтому фильтры относятся к ним строго.

• Не отправляйте исполняемые файлы (.exe, .bat, .js, .scr) — их блокируют почти везде.
• Документы Office с макросами (.docm, .xlsm) часто попадают в спам или карантин. Если макросы не нужны, сохраните файл в обычном формате или PDF.
• Архивы с паролем антивирус не может проверить, поэтому многие серверы считают их подозрительными.
• Большие файлы лучше передавать ссылкой на файловое хранилище, а не вложением: многие серверы получателей ограничивают размер письма.

Шаг 5. Рассылки — отдельно от рабочей почты

Корпоративная почта предназначена для деловой переписки: письма конкретным людям, ответы клиентам, документы. Массовые рассылки — новости, акции, приглашения на сотни и тысячи адресов — лучше отправлять через специализированный сервис рассылок. Причины:

• такие сервисы умеют обрабатывать отписки и отказы, без которых массовая рассылка быстро портит репутацию;
• если рассылка всё же вызовет жалобы, пострадает не рабочая переписка всей компании;
• ограничение скорости отправки на почтовом сервере не рассчитано на массовые рассылки.

Если рассылку отправляете со своего домена, не забудьте добавить сервис рассылок в SPF и настроить для него DKIM. Отправляйте письма только тем, кто дал согласие, и в каждом письме давайте возможность отписаться.

Что делать, если письмо уже в спаме

1. Попросите получателя отметить письмо как «Не спам» и добавить ваш адрес в контакты — это сразу улучшит доставку к нему.
2. Проверьте заголовки письма по шагу 1. Если проверка не пройдена — исправьте DNS-записи.
3. Проверьте IP и домен по чёрным спискам.
4. Если всё в порядке, но проблема повторяется у одного конкретного получателя, возможно, у него слишком строгие собственные фильтры. Попросите его администратора добавить ваш домен в разрешённые.
5. Если не можете найти причину, напишите в поддержку @mycloudsupport и приложите заголовки проблемного письма — так мы быстрее разберёмся.