Алиасы, пересылка, автоответчик и фильтры Sieve: настройка и примеры

Когда в компании появляются общие адреса, отпуска и десятки писем в день, почту нужно организовать: кто получает письма на sales@, кто отвечает клиентам во время отпуска менеджера, как отделить счета от рассылок. Статья для администраторов и опытных пользователей — о четырёх инструментах: алиасах, пересылке, автоответчике и фильтрах Sieve.

Алиас, пересылка или отдельный ящик

Эти понятия часто путают, хотя работают они по-разному.

Инструмент	Как работает	Когда использовать
Алиас (псевдоним)	Дополнительный адрес, письма на который попадают в один или несколько существующих ящиков. Своего ящика и пароля у алиаса нет.	`info@`, `sales@`, `hr@`; старые адреса после переименования
Пересылка	Ящик получает письмо и отправляет копию на другой адрес, в том числе внешний.	Временная передача почты коллеге, дублирование на телефон руководителя
Отдельный ящик	Полноценный ящик со своим паролем, папками и квотой.	Когда по адресу нужно отправлять письма от его имени и хранить отдельную переписку

Общие адреса sales@ и info@

Типичная схема для небольшой компании: адрес sales@example.uz — алиас, письма на который получают два менеджера по продажам в свои личные ящики. Плюсы такого подхода:

Не нужен общий пароль, которым пользуются несколько человек. Это важно для безопасности — см. статью о безопасности ящика.
При увольнении сотрудника достаточно убрать его из списка получателей алиаса.
Адрес на визитках и сайте не меняется, когда меняются люди.

Ограничение у алиаса одно: ответ клиенту уходит с личного адреса менеджера. Если важно отвечать именно от sales@, лучше завести отдельный ящик и подключить его сотрудникам в почтовой программе как дополнительную учётную запись.

В MCMail администратор домена сам создаёт ящики и алиасы в панели управления. Если в аккаунте несколько доменов, алиасы настраиваются для каждого домена отдельно.

Пересылка писем

Пересылку включают в настройках ящика в веб-почте. Обычно есть два режима: пересылать копию и оставлять письмо в ящике или пересылать без сохранения. Почти всегда лучше оставлять копию — так письма не потеряются, если внешний адрес станет недоступен.

О чём помнить при пересылке на внешние адреса:

Пересланное письмо сохраняет исходного отправителя, а отправляет его уже ваш сервер. Из-за этого у получателя может не пройти проверка SPF, и письмо попадёт в спам. Подпись DKIM при пересылке без изменений обычно сохраняется.
Не пересылайте всю почту на бесплатные ящики: копия корпоративной переписки окажется вне вашего контроля.
Злоумышленники, получившие доступ к ящику, часто тайно добавляют пересылку. Периодически проверяйте эти настройки.

Автоответчик

Автоответчик отправляет заданный текст на входящие письма — например, на время отпуска. Хороший автоответ короткий и полезный:

даты отсутствия;
к кому обращаться по срочным вопросам (адрес коллеги или общий адрес);
без лишних личных подробностей и номеров мобильных телефонов, если это не требуется.

Корректный автоответчик отвечает одному отправителю не чаще одного раза за заданный период и не отвечает на рассылки и автоматические письма. В веб-почте SOGo автоответ включается в настройках почты — подробнее в статье о веб-почте SOGo.

Фильтры Sieve

Sieve — стандартный язык правил обработки почты (RFC 5228). Правила выполняются на сервере в момент доставки, поэтому работают одинаково для веб-почты, компьютера и телефона, даже если почтовая программа закрыта. Простые фильтры удобно создавать в интерфейсе веб-почты, а более сложные можно описать сценарием.

Сценарий состоит из подключения расширений (require) и условий if. Письмо, к которому не применилось ни одно правило, попадает во «Входящие».

Сортировка по теме и отправителю

require ["fileinto"];

# Счета от любого отправителя — в папку Invoices
if header :contains "subject" ["invoice", "счёт"] {
    fileinto "Invoices";
    stop;
}

# Вся почта от домена партнёра — в папку Partners
if address :domain :is "from" "partner.uz" {
    fileinto "Partners";
    stop;
}

Команда stop прекращает обработку, чтобы письмо не попало под следующие правила. Папки должны существовать заранее.

Копия писем на sales@ руководителю

require ["copy"];

if address :is "to" "sales@example.uz" {
    redirect :copy "director@example.uz";
}

Расширение copy оставляет письмо в ящике и отправляет копию. Без :copy команда redirect перенаправит письмо, и в исходном ящике его не останется.

Несколько условий и крупные письма

require ["fileinto"];

# Письма больше 10 МБ от внешних отправителей
if allof (size :over 10M,
          not address :domain :is "from" "example.uz") {
    fileinto "Large";
}

# Рассылки — по заголовку List-Id или Precedence
if anyof (exists "list-id",
          header :is "precedence" ["bulk", "list"]) {
    fileinto "Newsletters";
}

allof требует выполнения всех условий, anyof — хотя бы одного.

Автоответ средствами Sieve

require ["vacation"];

vacation
    :days 1
    :subject "Out of office until October 20"
    :addresses ["ali@example.uz"]
    "I am on leave until October 20. For urgent matters please contact sales@example.uz.";

Параметр :days 1 означает, что один отправитель получит автоответ не чаще раза в сутки. В :addresses перечисляются адреса, на которые вы получаете почту, включая алиасы.

Если вы создаёте автоответ или фильтры в интерфейсе веб-почты, не редактируйте тот же сценарий вручную параллельно — изменения могут перезаписать друг друга. Выберите один способ.

Типичные ошибки

Петля пересылки: ящик A пересылает на B, а B — обратно на A. Проверяйте цепочки, особенно с участием алиасов.
Фильтр «съел» важные письма: слишком общее условие вроде :contains "subject" "a". Начинайте с узких правил и проверяйте их на тестовых письмах.
Опечатка в названии папки в fileinto — письмо может остаться во «Входящих» или правило не сохранится.
Забытый автоответ после возвращения из отпуска. Задавайте даты окончания, если интерфейс это позволяет.

Если нужна помощь с алиасами или сценарием Sieve, напишите в @mycloudsupport.