Многие компании начинают с бесплатных ящиков: это быстро и ничего не стоит. Но по мере роста бизнеса у бесплатных адресов проявляются ограничения и риски. Разберём, чем почта на своём домене отличается от бесплатной, и поможем решить, когда пора переходить.
О чём речь
Бесплатный ящик — это адрес на домене почтового провайдера, например mycompany.uz@бесплатный-сервис.com. Аккаунт регистрирует конкретный человек, и формально он принадлежит ему.
Почта на своём домене — это адреса вида info@example.uz, где example.uz — домен вашей компании. Домен принадлежит организации, а почтовый сервис, который его обслуживает, можно сменить, не меняя адресов. Подробнее о самом понятии — в статье что такое корпоративная почта.
Сравнение по главным параметрам
| Параметр | Бесплатный ящик | Почта на своём домене |
|---|---|---|
| Как выглядит адрес | Домен провайдера, часто с цифрами и сокращениями | Короткий адрес на домене компании |
| Кому принадлежит | Человеку, который зарегистрировал аккаунт | Компании — владельцу домена |
| Управление сотрудниками | Нет единой панели, каждый ящик сам по себе | Администратор создаёт, удаляет ящики и меняет пароли |
| Уход сотрудника | Доступ и переписка остаются у него | Ящик блокируется, письма можно переадресовать |
| Смена провайдера | Адрес меняется, нужно оповещать всех | Адреса сохраняются, меняются только DNS-записи |
| SPF, DKIM, DMARC для вашего бренда | Настроить для своего имени нельзя | Настраиваются для вашего домена |
Общие адреса (info@, sales@) | Только отдельные аккаунты с общим паролем | Алиасы и пересылка без передачи паролей |
| Стоимость | Бесплатно | Платно: домен и почтовый сервис |
Риски бесплатных адресов для бизнеса
Адрес принадлежит не компании
Самый частый сценарий: ящик для заказов завёл менеджер на своё имя, привязал личный номер телефона и через год уволился. Восстановить доступ компания не может — формально это чужой аккаунт. Вместе с ним уходят переписка с клиентами, регистрации на сайтах и доступы к сервисам, привязанные к этому адресу.
Общий пароль на нескольких сотрудников
Когда один бесплатный ящик используют несколько человек, пароль пересылают в мессенджерах, записывают на стикерах и не меняют годами. Невозможно понять, кто отправил письмо, а при утечке пароля приходится менять его для всех.
Подмена отправителя
Злоумышленнику легко зарегистрировать похожий бесплатный адрес — например, с одной лишней буквой — и написать вашим клиентам от имени компании. Если вы и так пишете с бесплатного адреса, клиенту сложно отличить подделку. Со своим доменом и настроенным DMARC подделать именно ваш адрес гораздо сложнее. Подробнее — в статье DMARC.
Блокировка аккаунта
Бесплатный провайдер может заблокировать аккаунт по своим правилам — например, за подозрительную активность или массовую отправку. Договора и поддержки, к которой можно обратиться как компания, обычно нет.
Восприятие
Счёт или коммерческое предложение с бесплатного адреса вызывает больше сомнений, особенно у новых клиентов, банков и крупных партнёров. Часть организаций прямо требует адрес на домене компании.
Когда бесплатного ящика достаточно
Честно: не всем нужна корпоративная почта с первого дня. Бесплатного ящика может хватить, если вы работаете один, только проверяете идею или используете почту лишь для регистраций на сайтах. Но если в компании больше одного человека, вы пишете клиентам от имени бренда или отправляете счета и договоры — свой домен быстро окупается удобством и спокойствием.
Как перейти без потерь
- Зарегистрируйте домен на организацию. Как выбрать имя и зону — в статье домен для почты.
- Подключите почтовый сервис и создайте ящики для сотрудников и алиасы для общих адресов.
- Настройте DNS: MX, SPF, DKIM и DMARC. В MCMail SPF, DKIM и DMARC для вашего домена настраиваем мы, а точные записи присылаем при подключении.
- Перенесите письма. Старые письма из бесплатного ящика можно перенести через IMAP-синхронизацию, если провайдер разрешает доступ по IMAP. Старый ящик при этом не удаляется. Подробности — в статье перенос почты.
- Настройте пересылку на переходный период. В старом бесплатном ящике включите переадресацию на новый адрес, если провайдер это позволяет, чтобы не пропустить письма от тех, кто ещё пишет по-старому.
- Обновите адрес везде: на сайте, в подписях, визитках, профилях в соцсетях, у банка и в договорах.
Не удаляйте бесплатный ящик сразу после перехода. Он может быть привязан к сервисам и регистрациям. Сначала смените в них адрес для входа и восстановления, а старый ящик держите ещё несколько месяцев.
Типичные ошибки при переходе
- Переход «наполовину». Часть сотрудников пишет с нового адреса, часть — со старого. Клиенты путаются, письма теряются. Назначьте дату и переходите всем вместе.
- Не настроены SPF и DKIM. Первые письма с нового домена уходят в спам, и складывается впечатление, что «своя почта работает хуже». Проверьте DNS-записи до массовой рассылки.
- Домен оформлен на подрядчика. Это тот же риск, что и с бесплатным ящиком на имя сотрудника, только в масштабе всей компании.
Итог
Бесплатный ящик удобен на старте, но адрес и переписка в нём принадлежат человеку, а не компании. Почта на своём домене даёт контроль над адресами, позволяет настроить защиту от подделки и сохраняет адреса при смене провайдера. Стоимость MCMail для вашего числа ящиков можно посчитать в калькуляторе, а с вопросами о переходе помогут в @mycloudsupport.